Cómo lograr reuniones laborales más efectivas – Blog de Empléate
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Videoconferencia

Cómo lograr reuniones laborales más efectivas

Las reuniones de trabajo a través de videoconferencias han sido una de las nuevas modalidades a las que nos hemos tenido que adaptar en poco tiempo. Si bien para algunos pueden llegar a ser toda una experiencia enriquecedora, hay quienes no lo ven de esta manera e incluso les resulta una verdadera pérdida de tiempo y un fastidio. Lo cierto es que, independientemente del pensamiento y las emociones que esto despierte, las reuniones de trabajo son un elemento clave y muy necesarias para llegar a acuerdos, analizar resultados y presentar propuestas.  

Si bien en la mayoría de las reuniones se logra dar respuesta a muchas inquietudes, hay otras tantas en las que no se resuelve absolutamente nada. Para evitar caer en esta situación y aprovechar al máximo esta experiencia, a continuación, dejamos una serie de recomendaciones que pueden ser de mucha utilidad al momento de organizar una reunión de trabajo:

Tener los objetivos claros. Sin duda uno de los pasos que se debe tener presente, ya que acá se definirá para qué se va a organizar una reunión, cuál es el verdadero motivo y a qué se quiere llegar con esto. Es sumamente importante ir directo al grano y ser breve en lo que se exprese, de esta manera se evita caer en divagaciones o dar muchas vueltas en un mismo punto para que al final no se llegue a nada. Hay que hacer un esfuerzo para poner el foco en el objetivo trazado y así trabajar en él, de este modo se logra un mejor control de los temas que puedan surgir en el camino para anotarlos y tratarlos luego.  

Hacer una lista. Básicamente para tener bien claros los puntos que se van a tratar en la reunión y así llevar un mejor control que evite que las personas se vayan por las ramas. Cuando esto no se practica, por lo general las reuniones se tornan tediosas y cansonas, por lo que lo ideal es tener una guía clara de los temas que se tocarán. Acá también es fundamental saber si las personas que están convocadas a la reunión realmente están vinculadas con los temas que se abordarán, ya que de nada sirve tener a muchas personas conectadas cuando la mitad no tiene ni idea de lo que se está tratando o no tiene el poder de decisión.

Establecer tiempo límite. Lo recomendable es hacer reuniones concisas y que no duren mucho tiempo, sin embargo, hay excepciones y todo va a depender de los temas que se estén tratando y de si el turno de palabra de cada participante se extiende por alguna razón especial. Una alternativa para evitar que todos se aburran y estén viendo constantemente el reloj es que alguien sea el encargado de tomar el tiempo de cada participación, otra persona que se encargue de organizar los temas e ir pasando al siguiente y otro que vaya guiando las conversaciones para evitar lo que mencionamos anteriormente de irse por las ramas.  

Si no es urgente, no hacer una reunión. Esto es cierto, muchas veces se hacen reuniones que al final no eran necesarias, ya que el tema se podía tratar fácilmente a través de un correo electrónico. Si el tema a abordar no es urgente o muy profundo tal vez, es mejor evitar convocar a una reunión. Si bien contamos con muchas herramientas tecnológicas que nos pueden ayudar a transmitir mejor el mensaje, recuerda que muchas veces falla la conexión a internet y esto puede representar todo un desafío para los convocados a la reunión.

Toma en cuenta las opiniones. Luego de haber discutido todos los objetivos propuestos en la agenda, es importante analizar si todo lo que se tenía estipulado se logró, además de revisar las opiniones que fueron compartidas para hacer un análisis final muy completo. Revisa los temas tratados en la reunión y qué conclusiones se pueden sacar de ellos, de esta manera se determina si realmente fue productiva o si se perdieron cosas, de esta manera se logra corregir lo que haya fallado para la próxima oportunidad.

Por GGBA

Fuente: https://www.actualidadlaboral.com.ve/seccion/detalles/5-basicos-para-que-tus-reuniones-de-trabajo-sean-eficientes

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